Reina la confusión digital en el lugar de trabajo debido a las múltiples plataformas y sistemas. Las herramientas ampliamente utilizadas, como el correo electrónico y las hojas de cálculo, no están diseñadas para la colaboración que los trabajadores necesitan hoy en día, ya que a menudo mantienen la información crítica en silos y tampoco brindan visibilidad dinámica en tiempo real para la planificación y ejecución estratégicas. Para ofrecer productos y servicios a una velocidad cada vez mayor, los equipos deberán trabajar en todas las funciones sin problemas para cumplir los objetivos estratégicos. Como resultado, el futuro del trabajo dependerá aún más de un flujo constante de datos y comunicación en tiempo real. Los ejecutivos de cada función y línea de negocio deben encontrar nuevas formas.
Sin embargo, la falta de interoperabilidad entre diferentes aplicaciones y plataformas es el mayor impedimento para lograr la coordinación operativa necesaria para el lugar de trabajo, según una encuesta de Harvard Business Review Analytic Services realizada a 597 ejecutivos globales de una amplia gama de industrias.
Por lo tanto, se deduce que la principal opción de los encuestados (52%) para coordinar las operaciones y gestionar mejor su trabajo y recursos es tener una plataforma única que combine la gestión del flujo de trabajo con la automatización y la colaboración inteligentes.
Existen plataformas y sistemas de registro especializados similares para casi todas las demás funciones, incluida la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y los sistemas empresariales, de gestión de recursos empresariales (ERP), así como plataformas de recursos humanos y TI. Pero la mayoría de las organizaciones carecen de dicho sistema de registro para la gestión operativa. Según Margo Visitacion, vicepresidenta y analista principal en un informe de Forrester Research de octubre de 2018 titulado Portfolio Ecosystem: The Central Nervous System for Delivering Business Strategy, “no existe un sistema equivalente que informe a las empresas sobre su capacidad para actuar según sus planes estratégicos”.
La Búsqueda de una Gestión y Medición Estratégica Mejorada
Los ejecutivos buscan una mejor manera de gestionar los recursos, medir la ejecución en función de los objetivos estratégicos y orquestar el trabajo en un entorno colaborativo más coordinado. Este artículo examinará cuán alto valoran la necesidad de herramientas estratégicas de gestión del trabajo que puedan formar un nexo de ecosistemas de planificación y ejecución para convertirse en un sistema operativo de registro.
Cuando los sistemas que gestionan el trabajo no se combinan bien, el desorden resultante reduce la productividad, crea confusión y alimenta la frustración que puede obstaculizar el logro de objetivos estratégicos.
La mayoría de los ejecutivos están utilizando muchas más herramientas ahora que hace cinco años. Para la mayoría de nosotros, eso significa cambiar entre múltiples plataformas varias veces al día. Pero los diseñadores creativos deberían pasar la mayor parte del día en una suite creativa, los equipos de recursos humanos en una suite de recursos humanos y los profesionales financieros en un sistema ERP, sin entrar y salir de herramientas de flujo de trabajo ni registrar cosas dentro y fuera de otros repositorios. Ocho de cada 10 ejecutivos dicen que las aplicaciones, el software y las plataformas en las que confían no funcionan bien juntos, y un número igual dice que el uso de tantas herramientas diferentes crea silos de datos. De hecho, la falta de interoperabilidad fue el principal impedimento para una mejor coordinación operativa, seguida de silos horizontales entre departamentos y líneas de negocio y silos de datos.
Cuando los sistemas que gestionan el trabajo no se combinan bien, el desorden resultante reduce la productividad, crea confusión y alimenta la frustración que puede obstaculizar el logro de objetivos estratégicos. “Ahora hay un mayor enfoque en los resultados compartidos”, dice Amy Heidersbach, directora de marketing de CareerBuilder. “Es fundamental contar con la automatización adecuada y las herramientas digitales adecuadas para garantizar que todos, desde los equipos de productos, marketing y ventas, así como todas las funciones comerciales de soporte, como finanzas, operaciones, seguridad y riesgos, y servicio al cliente. — está avanzando juntos hacia los mismos objetivos y puede informar sobre su progreso hacia su consecución”. Para adaptarse a cómo se realizará el trabajo en el futuro, los líderes operativos necesitarán mejorar la integración y el intercambio de datos entre sistemas, según el 63% de los encuestados.
Hacer que los datos sean accesibles para todos los que los necesitan para hacer su trabajo (empleados internos, trabajadores subcontratados y proveedores de confianza externos) es casi igual de importante (60%). El establecimiento de un sistema operativo de registro también se considera un paso importante para el futuro del trabajo. Casi la mitad (45%) de los encuestados dice que los directores de operaciones y ejecutivos operativos necesitarán establecer un sistema de registro integral y administrado para datos críticos que pueda servir como columna vertebral de los procesos de trabajo en el futuro, del mismo modo que un sistema CRM sirve como plataforma para procesos de front office o una plataforma de RRHH para la gestión del talento.
Las Herramientas Predominantes en la Gestión del Trabajo
Los encuestados reforzaron lo que la mayoría de nosotros encontramos todos los días: el predominio del correo electrónico, las hojas de cálculo y las videoconferencias como las herramientas más comunes para gestionar el trabajo en la actualidad. Alrededor del 95% de los encuestados dice que el correo electrónico es la herramienta más común que utilizan para el trabajo, seguido de las hojas de cálculo (84%). Usamos estas herramientas no porque sean las mejores sino porque nos resultan familiares y fáciles de usar, dice Robert T. Monroe, profesor de tecnologías empresariales en la Escuela de Negocios Tepper de la Universidad Carnegie Mellon. “El correo electrónico es horrible, pero muchos negocios se realizan a través del correo electrónico. Está en todos los dispositivos y todos saben cómo usarlo. Es el mínimo común denominador”, explica.
El desafío, dice Monroe, es equilibrar un sistema de gestión dirigido en el que es necesario planificar el trabajo y los recursos con una variedad de estilos de trabajo existentes y las herramientas que la gente ya conoce. “Las soluciones de flujo de trabajo tradicionales a menudo se rechazan porque son demasiado rígidas y todo el mundo vuelve al correo electrónico”, afirma. “O terminamos intentando hacer cosas en dispositivos de consumo o plataformas de redes sociales que no están diseñadas para funcionar”.
Dentro de cinco años, los ejecutivos esperan una dependencia mucho mayor de herramientas de colaboración y reuniones más sofisticadas. Los mayores aumentos en el uso se producirán en las herramientas de gestión de datos, herramientas de flujo de trabajo y CRM, predicen los encuestados.
Los ejecutivos dicen que las hojas de cálculo finalmente pueden convertirse en una cosa del pasado y que el uso del correo electrónico también disminuirá drásticamente. También esperan ver un mayor uso de la automatización y las tecnologías inteligentes, como el aprendizaje automático, la inteligencia empresarial y la automatización inteligente.
Fuente: Harvard Business Review, 2019
